หัวข้อในครั้งนี้คือ “ความสำคัญและความเร่งด่วน”
วันหนึ่งเพื่อนของดิฉัน (ชื่อสมมุติคุณ A) บอกว่า
“ช่วงนี้ยุ่งมากเลย มีอะไรต้องทำเยอะแยะไปหมด เดี๋ยวก็ทำนั่น เดี๋ยวก็ทำนี่…
นั่นก็อยากทำ นี่ก็อยากทำ… ถ้าคิดอย่างนี้ก็จะทำทุกอย่างแบบครึ่งๆกลางๆ สุดท้ายก็ทำไม่ได้…
จะจัดการอย่างไรดี”
เวลาส่วนตัวของดิฉันที่ไม่เกี่ยวกับงานจะจัดเวลาแบบคร่าวๆ
ส่วนการทำงานจะจัดการเวลาโดยละเอียด
Task ทั้งหมด (สิ่งที่จะทำ สิ่งที่ต้องทำ) แบ่งตาม “ความสำคัญและความเร่งด่วน”
กรณีของดิฉันคือ
- ทำสิ่งที่มีความสำคัญมากก่อน
- สิ่งที่มีกำหนดเวลาจะแบ่งส่วนจนถึงวันสุดท้าย
- ไม่จัดตารางเวลาจนแน่น ให้ใส่เวลาพักไว้ด้วย
- จัดตารางเวลาไม่ให้มีความเร่งด่วน
อย่างไรก็ตามมีสิ่งที่ห้ามเข้าใจผิดเด็ดขาด นั่นคือคนเรามักจะเข้าใจผิดว่า “ความเร่งด่วน” คือ ”ความสำคัญ”
จะอธิบายโดยใช้ภาพดังกล่าว
ถ้าอธิบายตามแผนภาพ สิ่งที่ดิฉันจะทำก่อนคือ① “ความสำคัญมาก ”
“ความเร่งด่วนมาก” ส่วน④ “ความสำคัญน้อย” “ความเร่งด่วนน้อย” ดิฉันจะตัดสินใจไม่ทำ
ถ้าให้สิ่งที่ต้องจัดการส่วนใหญ่อยู่ในช่วง② “ความสำคัญมาก ความเร่งด่วนน้อย” ก็จะจัดการเวลาได้ดีมากขึ้น
ส่วนช่วงที่③คือ “ความสำคัญน้อย ความเร่งด่วนมาก” เรื่องนี้เราสามารถจัดการเองได้ไม่มีปัญหา
แต่บางกรณีก็เกี่ยวข้องกับคู่สนทนา (ลูกค้า ครอบครัว เพื่อน)
หากมองชีวิตประจำวันโดยละเอียด เราก็จะรู้ว่า “ความเร่งด่วน” มักจะเกิดขึ้นจากคู่สนทนา
คนที่ทำงานมีกรณีที่ “ความเร่งด่วน” มาจากลูกค้า
(สำหรับคู่สนทนา) สิ่งเหล่านี้เป็นความเร่งด่วนก็จริง
แต่ทำไมสถานการณ์ที่เป็น “ความเร่งด่วน” จึงเกิดขึ้น
ความเร่งด่วนนี้มีสาเหตุมาจากตัวเราเองหรือ
มีกรณีที่ทำให้เกิดความเร่งด่วนหลายแบบ ดิฉันคิดว่าอาจจะมีดังต่อไปนี้
ถึงแม้จะเป็นเรื่องเร่งด่วนสำหรับคู่สนทนา แต่สำหรับตนเองไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนและไม่ใช่เรื่องสำคัญ สิ่งเหล่านี้มีบ่อยใช่ไหมคะ
แต่ความสำคัญและความเร่งด่วนจะเปลี่ยนแปลงไปตามจุดยืน จุดยืนในฐานะพ่อ แม่ ผู้จัดการฝ่ายของบริษัทเพื่อน…
และเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์อีกด้วย
ปกติดิฉันให้การทำงานเป็นเรื่องสำคัญ แต่ถ้าสามีล้มป่วยก็จะถือเป็นเรื่องเร่งด่วน ดิฉันจะยอมหยุดทำงานและไปหาสามี
ดังนั้นความสำคัญและความเร่งด่วนจึงไม่ใช่สิ่งตายตัว
แล้วต้องทำอย่างไรจึงจะเลือก “ความสำคัญ”ในชีวิตประจำวันได้ นั่นคือเราต้องอยู่กับแกนเวลาของตัวเอง
เราต้องให้น้ำหนักกับเวลาส่วนตัว และไม่ให้คู่สนทนาควบคุมแกนเวลาของเราเท่าที่จะทำได้
กรณีนี้อาจจะทำได้ยาก แต่ก็ต้องทำให้ลดลงให้ได้
ดิฉันหวังว่าเรื่องนี้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกท่านนะคะ
